今天，只有35%的項目能成功完成。這一比率令人失望的原因之一是可用于項目管理的技術(shù)成熟度較低。這種情況即將改變。

任何不主動擁抱AI的大企業(yè)，都會被淘汰(圖片來自網(wǎng)絡(luò))

《哈佛商業(yè)評論》今年初發(fā)表了一篇文章，暢談了人工智能（AI）在現(xiàn)代企業(yè)管理特別是項目管理中即將發(fā)揮的重要作用?；贏I的項目管理軟件，將完全取代傳統(tǒng)的項目管理系統(tǒng)。智能的、實時的、移動的，是AI項目管理的關(guān)鍵詞。

基于AI的項目管理場景

在很多中國企業(yè)主，特別是國企領(lǐng)導眼中，人工智能在企業(yè)管理中的應(yīng)用是非常遙遠的事情。盡管國家已經(jīng)將AI當作一項國家戰(zhàn)略來發(fā)展，但地方政府以及國企集團依舊對此外熱內(nèi)冷。這種情況的發(fā)生，是因為絕大多數(shù)基礎(chǔ)政府官員以及大多數(shù)國企決策者對AI技術(shù)非常陌生。在他們的視界中，但凡陌生的，都是不可把控的；但凡是不可把控的，都歸于拒絕之列。

但下面的場景必定會發(fā)生。如果作為一家大企業(yè)，不主動擁抱人工智能技術(shù)，就像在工作中不使用電腦一樣，將被市場淘汰。

在不久的將來，一家大型電信提供商的首席執(zhí)行官將使用智能手機應(yīng)用程序來檢查其組織的N項戰(zhàn)略計劃。只需幾次點擊，她就能知道每個項目的狀態(tài)，以及每個項目實現(xiàn)的預(yù)期收益的百分比。項目章程和關(guān)鍵績效指標隨時可用，每個團隊成員的士氣水平和關(guān)鍵利益相關(guān)者的整體認同也是如此。

透過AI程序，他們可以深入研究“品牌重塑”計劃。幾個月前，一家大型競爭對手推出了一個新的綠色產(chǎn)品品牌，促使他們的公司加快推出自己的可持續(xù)發(fā)展計劃。許多人工智能驅(qū)動的自我革新已經(jīng)發(fā)生，基于項目經(jīng)理和項目團隊的AI管理正在路上。這些應(yīng)用程序會通知首席執(zhí)行官需要注意的每一個變化——以及潛在的風險——并優(yōu)先考慮他們必須做出的決定。

在做出任何決策之前，首席執(zhí)行官都會打電話給項目經(jīng)理，后者現(xiàn)在大部分時間都在指導和支持團隊，與關(guān)鍵利益相關(guān)者保持定期對話，并培養(yǎng)高績效文化。幾周前，該項目稍微落后，應(yīng)用程序建議團隊應(yīng)該應(yīng)用敏捷技術(shù)來加快一個項目流。

在會議期間，他們模擬了可能的解決方案，并就前進的道路達成了一致。項目計劃將自動更新，并發(fā)送消息，通知受影響的團隊成員和風險承擔者有關(guān)更改和預(yù)期結(jié)果的預(yù)測。

由于新技術(shù)和工作方式的出現(xiàn)，一個原本可能失控（甚至可能失?。┑膽?zhàn)略項目現(xiàn)在再次成功并取得預(yù)期成果。

以上場景可能發(fā)生在未來幾年?；氐浆F(xiàn)在，項目管理還在原來的標準框架內(nèi)實施。這個框架幾經(jīng)改版升級，被認為是科學合理的。但目前的項目管理體系并不能提升項目的成功率。

事實也證明，那些獲得項目管理師認證（包括中國信息化項目管理師認證）的人員，往往并不懂項目管理。在任何一個項目中，照本宣科都意味著項目失敗。小的項目如此，像越南高鐵、印度高鐵的大型國際項目也是如此。項目越大，那些項目管理書本上的知識越不夠用。

但這個問題有望通過AI來完成。未來十年內(nèi)，基于AI的項目管理軟件將取代傳統(tǒng)的項目管理軟件。記住，AI成功運行的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)。因此，一個企業(yè)如果想能更好地利用AI于項目管理，那么現(xiàn)在項目的數(shù)據(jù)（包括各類文檔）就需要電子化，并進行有效的知識管理。

項目管理現(xiàn)狀與發(fā)展方向

據(jù)統(tǒng)計，全球每年大約有48萬億美元投資于項目。但根據(jù)斯坦迪什集團（Standish Group）的數(shù)據(jù)，只有35%的項目被認為是成功的。其他65%的項目造成資源浪費和未實現(xiàn)預(yù)期目標，這的確令人震驚。

多年來，在《哈佛商業(yè)評論》的研究和出版物中，一直在促進項目管理的現(xiàn)代化。研究發(fā)現(xiàn)項目成功率如此之低的一個原因是可用于管理它們的技術(shù)的成熟度較低。大多數(shù)組織和項目負責人仍在使用電子表格、幻燈片以及其他在過去幾十年中沒有太大發(fā)展的應(yīng)用程序。當您通過可交付成果和滿足的最后期限來衡量項目成功時，這些就足夠了。但是，在項目和計劃總是不斷適應(yīng)并不斷改變業(yè)務(wù)的環(huán)境中，他們做得不夠。項目組合管理應(yīng)用程序有所改進，但規(guī)劃和團隊協(xié)作能力，自動化和智能功能仍然缺乏。

如果將人工智能和其他技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用于項目管理可以將項目的成功率提高25%，那么這將為組織、社會和個人帶來數(shù)萬億美元的價值和收益。上述故事中描述的每一項核心技術(shù)都已經(jīng)準備就緒——現(xiàn)在唯一的問題是，它們多久才能有效地應(yīng)用于項目管理。

著名市場研究公司Gartner的研究表明，變革即將到來，預(yù)計到2030年，80%的項目管理任務(wù)將由人工智能完成。新的具有AI能力的項目管理系統(tǒng)離不開大數(shù)據(jù)、機器學習（ML）、自然語言處理、知識圖譜乃至大語言模型的加持。一些研究人員，如Paul Boudreau在他的《將人工智能工具應(yīng)用于項目管理》一書中，以及越來越多的初創(chuàng)公司，已經(jīng)開發(fā)出了將人工智能和ML應(yīng)用于項目管理領(lǐng)域的算法。當下一代工具被廣泛采用時，將會發(fā)生根本性的變化。

破局項目管理的6個關(guān)鍵領(lǐng)域

我們將這些即將到來的技術(shù)發(fā)展視為前所未有的機遇。組織和項目領(lǐng)導者為這一時刻做好了最充分的準備，將獲得最大的回報。項目管理的幾乎每個方面，從規(guī)劃到流程再到人員，都將受到影響。讓我們來看看六個關(guān)鍵領(lǐng)域。

1. 更好的選擇和優(yōu)先排序

是的，機器學習（ML）決策將取代公司總經(jīng)理辦公會的一言堂。選擇和優(yōu)先排序是一種預(yù)測：哪些項目將為組織帶來最大價值？當正確的數(shù)據(jù)可用時，ML可以檢測到其他方法無法識別的模式，并且在進行預(yù)測時可以大大超過人類的準確性。ML驅(qū)動的優(yōu)先級將很快導致：

• 更快地確定具備正確基線的啟動就緒項目
• 選擇具有較高成功機會和最高收益的項目
• 更好地平衡項目組合和組織中的風險概述
• 消除決策中的人為偏見

2. 對項目管理辦公室（PMO）的支持

數(shù)據(jù)分析和自動化初創(chuàng)公司現(xiàn)在正在幫助組織簡化和優(yōu)化項目管理辦公室（PMO）的角色。最著名的例子是法國總統(tǒng)埃馬紐埃爾·馬克龍（Emmanuel Macron）使用最新技術(shù)來維護每一個法國公共部門項目的最新信息。這些新的智能工具將從根本上改變項目管理辦公室的運作和執(zhí)行方式：

• 更好地監(jiān)測項目進展
• 預(yù)測潛在問題并自動解決一些簡單問題的能力
• 自動準備和分發(fā)項目報告，并收集反饋
• 在為每個項目選擇最佳項目管理方法方面更加成熟
• 流程和策略的法規(guī)遵從性監(jiān)控
• 通過虛擬助理自動執(zhí)行狀態(tài)更新、風險評估和利益相關(guān)者分析等支持功能

3. 改進、更快的項目定義、規(guī)劃和報告

項目管理自動化中最發(fā)達的領(lǐng)域之一是風險管理。新的應(yīng)用程序使用大數(shù)據(jù)和ML來幫助領(lǐng)導者和項目經(jīng)理預(yù)測風險，否則這些風險可能會被忽視。這些工具已經(jīng)可以提出緩解措施，很快，它們將能夠自動調(diào)整計劃，以避免某些類型的風險。

類似的方法將很快促進項目定義、規(guī)劃和報告。這些練習現(xiàn)在是耗時的、重復的，并且大多是手動的。ML、自然語言處理和純文本輸出將導致：

• 通過自動化耗時的用戶情景收集和分析，改進了項目范圍界定。這些工具將揭示潛在的問題，如歧義、重復、遺漏、不一致和復雜性。
• 促進調(diào)度流程和起草詳細計劃和資源需求的工具
• 自動化報告不僅可以減少人力，還可以用實時數(shù)據(jù)取代目前的報告（通常是幾周前的報告）。這些工具還將比目前更深入地挖掘，以清晰、客觀的方式顯示項目狀態(tài)、已實現(xiàn)的收益、潛在的下滑和團隊情緒。

4. 虛擬項目助理

事實上，一夜之間，ChatGPT改變了世界對人工智能如何分析海量數(shù)據(jù)并在純文本中生成新穎而即時的見解的理解。在項目管理中，像這樣的工具將為“機器人”或“虛擬助理”提供動力。甲骨文最近發(fā)布了一款新的項目管理數(shù)字助理，它可以提供即時狀態(tài)更新，并幫助用戶通過文本、語音或聊天更新時間和任務(wù)進度。

數(shù)字助理從過去的時間條目、項目計劃數(shù)據(jù)和整體環(huán)境來定制交互并智能地捕獲關(guān)鍵項目信息。Pmotto是一個已經(jīng)投入使用的支持ML的虛擬項目助手。用戶可以要求Pmotto安排某位工人師傅老張下周粉刷墻壁，并將他的全部時間分配給這項任務(wù)。助手可能會回答："根據(jù)以前分配給老張的類似任務(wù)，看來他需要兩個星期來做這項工作，而不是你要求的一個星期。我應(yīng)該調(diào)整它嗎？

5. 先進的測試系統(tǒng)和軟件

測試是大多數(shù)項目中的另一項基本任務(wù)，項目經(jīng)理需要盡早并經(jīng)常進行測試。如今，很難找到一個大型項目沒有多個系統(tǒng)和軟件類型，而這些系統(tǒng)和軟件類型必須在項目投入使用之前進行測試。很快，目前僅適用于某些大型項目的先進測試系統(tǒng)將得到廣泛應(yīng)用。

伊麗莎白線是英國橫貫鐵路（Crossrail）項目的一部分，是一條復雜的鐵路，新車站、新基礎(chǔ)設(shè)施、新軌道、和新列車；因此，重要的是，項目的每個元素都經(jīng)過了嚴格的測試和調(diào)試過程，以確保安全性和可靠性。它需要前所未有的硬件和軟件組合，在最初的挑戰(zhàn)之后，項目團隊開發(fā)了Crossrail集成設(shè)施。事實證明，這種完全自動化的非現(xiàn)場測試設(shè)施在提高系統(tǒng)的效率、成本效益和彈性方面具有不可估量的價值。系統(tǒng)工程師AlessandraScholl-Sternberg描述了它的一些特性：編寫了一個擴展的系統(tǒng)自動化庫。這使得能夠?qū)崿F(xiàn)復雜的設(shè)置，準確地執(zhí)行健康檢查，長期進行耐久性試驗，并實施重復性試驗。嚴格的審計可以在工廠24x7運行，沒有操作員發(fā)生偏見的風險。

用于軟件項目的高級和自動化系統(tǒng)測試解決方案將很快允許早期檢測缺陷和自我糾正過程。這將顯著減少花費在繁瑣的測試活動上的時間，減少返工的次數(shù)，并最終交付易于使用且無缺陷的解決方案。

6. 項目經(jīng)理的新角色

對于許多項目經(jīng)理來說，自動化當前任務(wù)的重要部分可能會讓他們感到害怕，但成功的項目經(jīng)理將學會使用這些工具。項目經(jīng)理不會離開，但他們需要接受這些變化并利用新技術(shù)。我們目前認為跨職能項目團隊是一群個體，但我們可能很快就會認為他們是一群人類和機器人。

隨著從行政工作的轉(zhuǎn)變，未來的項目經(jīng)理將需要培養(yǎng)強大的軟技能、領(lǐng)導能力戰(zhàn)略思維和商業(yè)頭腦。他們必須專注于預(yù)期效益的實現(xiàn)及其與戰(zhàn)略目標的一致性。他們還需要很好地理解這些技術(shù)。一些組織已經(jīng)將人工智能納入其項目管理教育和認證計劃，美國東北大學正在將人工智能納入其課程，教授項目經(jīng)理如何使用人工智能來自動化和改進數(shù)據(jù)集，并優(yōu)化項目的投資價值。

數(shù)據(jù)和人讓未來成為現(xiàn)實

當這些工具為組織做好準備時，您將如何確保您的組織為它們做好準備？任何人工智能的采用過程都始于，但你也必須讓你的人做好準備。

訓練人工智能算法來管理項目將需要大量與項目相關(guān)的數(shù)據(jù)。您的組織可能會保留大量的歷史項目數(shù)據(jù)，但它們很可能以各種文件格式存儲在分散在不同系統(tǒng)中的數(shù)千個文檔中。信息可能是過時的，可能使用不同的分類法，或者包含離群值和間隙。花費在準備使用ML算法上的大約80%的時間集中在數(shù)據(jù)收集和清理上，它獲取原始和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換為可以訓練機器學習模型的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

如果沒有可用且妥善管理的數(shù)據(jù)，人工智能轉(zhuǎn)型永遠不會在你的組織中發(fā)生——但如果你不同時讓自己和你的團隊為變革做好準備，人工智能轉(zhuǎn)型就不會蓬勃發(fā)展。

新一代工具不僅會改變我們管理項目的技術(shù)，還會徹底改變我們在項目中的工作。項目經(jīng)理必須準備好指導和培訓他們的團隊，以適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。他們應(yīng)該增加對人際互動的關(guān)注，同時盡早發(fā)現(xiàn)員工的技術(shù)技能缺陷，并努力解決這些問題。除了關(guān)注項目可交付成果外，他們還應(yīng)該關(guān)注創(chuàng)建高績效團隊，其中成員獲得所需的許可。他們表現(xiàn)得最好。

如果您正在認真考慮將人工智能應(yīng)用到您的項目和項目管理實踐中，以下問題將幫助您評估您的決定。

• 您是否準備好花時間對所有項目（包括最新的狀態(tài)更新）進行準確的清點？
• 您是否可以在幾個月內(nèi)投入一些資源來收集、清理和組織您的項目數(shù)據(jù)？
• 您是否已下定決心放棄舊的項目管理習慣，例如每月的進度報告？
• 您是否準備投資對您的項目管理社區(qū)進行這種新技術(shù)的培訓？
• 他們是否愿意走出傳統(tǒng)的舒適區(qū)，并從根本上改變他們管理項目的方式？
• 您的組織是否已準備好接受和采用新技術(shù)，并在風險越來越高的情況下交出決策權(quán)？
• 您準備好讓這項技術(shù)在學習如何更好地為您的組織執(zhí)行時犯錯誤了嗎？
• 此項目的執(zhí)行發(fā)起人在您的組織中是否有能力和信譽來領(lǐng)導此轉(zhuǎn)型？
• 高層領(lǐng)導是否愿意等待幾個月，甚至一年，才開始看到自動化的好處？

如果所有這些問題的答案都是肯定的，那么你已經(jīng)準備好開始這一開創(chuàng)性的轉(zhuǎn)型。如果你有一個或多個“否”的答案，那么你需要在繼續(xù)之前把它們變成“是”。

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正如我們所看到的，人工智能在項目管理中的應(yīng)用將帶來顯著的好處，不僅是在行政和低價值任務(wù)的自動化方面，更重要的是，將人工智能和其他顛覆性技術(shù)納入你的工具箱，將幫助你的組織、領(lǐng)導者和項目經(jīng)理更成功地選擇、定義和實施項目。

我們故事中的CEO曾經(jīng)處在你今天所處的位置。我們鼓勵您現(xiàn)在就朝著項目管理未來的積極愿景邁出第一步。