今天，只有35%的項(xiàng)目能成功完成。這一比率令人失望的原因之一是可用于項(xiàng)目管理的技術(shù)成熟度較低。這種情況即將改變。

任何不主動(dòng)擁抱AI的大企業(yè)，都會(huì)被淘汰(圖片來(lái)自網(wǎng)絡(luò))

《哈佛商業(yè)評(píng)論》今年初發(fā)表了一篇文章，暢談了人工智能（AI）在現(xiàn)代企業(yè)管理特別是項(xiàng)目管理中即將發(fā)揮的重要作用?；贏I的項(xiàng)目管理軟件，將完全取代傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。智能的、實(shí)時(shí)的、移動(dòng)的，是AI項(xiàng)目管理的關(guān)鍵詞。

基于AI的項(xiàng)目管理場(chǎng)景

在很多中國(guó)企業(yè)主，特別是國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)眼中，人工智能在企業(yè)管理中的應(yīng)用是非常遙遠(yuǎn)的事情。盡管?chē)?guó)家已經(jīng)將AI當(dāng)作一項(xiàng)國(guó)家戰(zhàn)略來(lái)發(fā)展，但地方政府以及國(guó)企集團(tuán)依舊對(duì)此外熱內(nèi)冷。這種情況的發(fā)生，是因?yàn)榻^大多數(shù)基礎(chǔ)政府官員以及大多數(shù)國(guó)企決策者對(duì)AI技術(shù)非常陌生。在他們的視界中，但凡陌生的，都是不可把控的；但凡是不可把控的，都?xì)w于拒絕之列。

但下面的場(chǎng)景必定會(huì)發(fā)生。如果作為一家大企業(yè)，不主動(dòng)擁抱人工智能技術(shù)，就像在工作中不使用電腦一樣，將被市場(chǎng)淘汰。

在不久的將來(lái)，一家大型電信提供商的首席執(zhí)行官將使用智能手機(jī)應(yīng)用程序來(lái)檢查其組織的N項(xiàng)戰(zhàn)略計(jì)劃。只需幾次點(diǎn)擊，她就能知道每個(gè)項(xiàng)目的狀態(tài)，以及每個(gè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的預(yù)期收益的百分比。項(xiàng)目章程和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)隨時(shí)可用，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的士氣水平和關(guān)鍵利益相關(guān)者的整體認(rèn)同也是如此。

透過(guò)AI程序，他們可以深入研究“品牌重塑”計(jì)劃。幾個(gè)月前，一家大型競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出了一個(gè)新的綠色產(chǎn)品品牌，促使他們的公司加快推出自己的可持續(xù)發(fā)展計(jì)劃。許多人工智能驅(qū)動(dòng)的自我革新已經(jīng)發(fā)生，基于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的AI管理正在路上。這些應(yīng)用程序會(huì)通知首席執(zhí)行官需要注意的每一個(gè)變化——以及潛在的風(fēng)險(xiǎn)——并優(yōu)先考慮他們必須做出的決定。

在做出任何決策之前，首席執(zhí)行官都會(huì)打電話(huà)給項(xiàng)目經(jīng)理，后者現(xiàn)在大部分時(shí)間都在指導(dǎo)和支持團(tuán)隊(duì)，與關(guān)鍵利益相關(guān)者保持定期對(duì)話(huà)，并培養(yǎng)高績(jī)效文化。幾周前，該項(xiàng)目稍微落后，應(yīng)用程序建議團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該應(yīng)用敏捷技術(shù)來(lái)加快一個(gè)項(xiàng)目流。

在會(huì)議期間，他們模擬了可能的解決方案，并就前進(jìn)的道路達(dá)成了一致。項(xiàng)目計(jì)劃將自動(dòng)更新，并發(fā)送消息，通知受影響的團(tuán)隊(duì)成員和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者有關(guān)更改和預(yù)期結(jié)果的預(yù)測(cè)。

由于新技術(shù)和工作方式的出現(xiàn)，一個(gè)原本可能失控（甚至可能失?。┑膽?zhàn)略項(xiàng)目現(xiàn)在再次成功并取得預(yù)期成果。

以上場(chǎng)景可能發(fā)生在未來(lái)幾年。回到現(xiàn)在，項(xiàng)目管理還在原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)實(shí)施。這個(gè)框架幾經(jīng)改版升級(jí)，被認(rèn)為是科學(xué)合理的。但目前的項(xiàng)目管理體系并不能提升項(xiàng)目的成功率。

事實(shí)也證明，那些獲得項(xiàng)目管理師認(rèn)證（包括中國(guó)信息化項(xiàng)目管理師認(rèn)證）的人員，往往并不懂項(xiàng)目管理。在任何一個(gè)項(xiàng)目中，照本宣科都意味著項(xiàng)目失敗。小的項(xiàng)目如此，像越南高鐵、印度高鐵的大型國(guó)際項(xiàng)目也是如此。項(xiàng)目越大，那些項(xiàng)目管理書(shū)本上的知識(shí)越不夠用。

但這個(gè)問(wèn)題有望通過(guò)AI來(lái)完成。未來(lái)十年內(nèi)，基于AI的項(xiàng)目管理軟件將取代傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理軟件。記住，AI成功運(yùn)行的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)。因此，一個(gè)企業(yè)如果想能更好地利用AI于項(xiàng)目管理，那么現(xiàn)在項(xiàng)目的數(shù)據(jù)（包括各類(lèi)文檔）就需要電子化，并進(jìn)行有效的知識(shí)管理。

項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與發(fā)展方向

據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每年大約有48萬(wàn)億美元投資于項(xiàng)目。但根據(jù)斯坦迪什集團(tuán)（Standish Group）的數(shù)據(jù)，只有35%的項(xiàng)目被認(rèn)為是成功的。其他65%的項(xiàng)目造成資源浪費(fèi)和未實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，這的確令人震驚。

多年來(lái)，在《哈佛商業(yè)評(píng)論》的研究和出版物中，一直在促進(jìn)項(xiàng)目管理的現(xiàn)代化。研究發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目成功率如此之低的一個(gè)原因是可用于管理它們的技術(shù)的成熟度較低。大多數(shù)組織和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人仍在使用電子表格、幻燈片以及其他在過(guò)去幾十年中沒(méi)有太大發(fā)展的應(yīng)用程序。當(dāng)您通過(guò)可交付成果和滿(mǎn)足的最后期限來(lái)衡量項(xiàng)目成功時(shí)，這些就足夠了。但是，在項(xiàng)目和計(jì)劃總是不斷適應(yīng)并不斷改變業(yè)務(wù)的環(huán)境中，他們做得不夠。項(xiàng)目組合管理應(yīng)用程序有所改進(jìn)，但規(guī)劃和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，自動(dòng)化和智能功能仍然缺乏。

如果將人工智能和其他技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用于項(xiàng)目管理可以將項(xiàng)目的成功率提高25%，那么這將為組織、社會(huì)和個(gè)人帶來(lái)數(shù)萬(wàn)億美元的價(jià)值和收益。上述故事中描述的每一項(xiàng)核心技術(shù)都已經(jīng)準(zhǔn)備就緒——現(xiàn)在唯一的問(wèn)題是，它們多久才能有效地應(yīng)用于項(xiàng)目管理。

著名市場(chǎng)研究公司Gartner的研究表明，變革即將到來(lái)，預(yù)計(jì)到2030年，80%的項(xiàng)目管理任務(wù)將由人工智能完成。新的具有AI能力的項(xiàng)目管理系統(tǒng)離不開(kāi)大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）、自然語(yǔ)言處理、知識(shí)圖譜乃至大語(yǔ)言模型的加持。一些研究人員，如Paul Boudreau在他的《將人工智能工具應(yīng)用于項(xiàng)目管理》一書(shū)中，以及越來(lái)越多的初創(chuàng)公司，已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了將人工智能和ML應(yīng)用于項(xiàng)目管理領(lǐng)域的算法。當(dāng)下一代工具被廣泛采用時(shí)，將會(huì)發(fā)生根本性的變化。

破局項(xiàng)目管理的6個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域

我們將這些即將到來(lái)的技術(shù)發(fā)展視為前所未有的機(jī)遇。組織和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者為這一時(shí)刻做好了最充分的準(zhǔn)備，將獲得最大的回報(bào)。項(xiàng)目管理的幾乎每個(gè)方面，從規(guī)劃到流程再到人員，都將受到影響。讓我們來(lái)看看六個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域。

1. 更好的選擇和優(yōu)先排序

是的，機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）決策將取代公司總經(jīng)理辦公會(huì)的一言堂。選擇和優(yōu)先排序是一種預(yù)測(cè)：哪些項(xiàng)目將為組織帶來(lái)最大價(jià)值？當(dāng)正確的數(shù)據(jù)可用時(shí)，ML可以檢測(cè)到其他方法無(wú)法識(shí)別的模式，并且在進(jìn)行預(yù)測(cè)時(shí)可以大大超過(guò)人類(lèi)的準(zhǔn)確性。ML驅(qū)動(dòng)的優(yōu)先級(jí)將很快導(dǎo)致：

• 更快地確定具備正確基線(xiàn)的啟動(dòng)就緒項(xiàng)目
• 選擇具有較高成功機(jī)會(huì)和最高收益的項(xiàng)目
• 更好地平衡項(xiàng)目組合和組織中的風(fēng)險(xiǎn)概述
• 消除決策中的人為偏見(jiàn)

2. 對(duì)項(xiàng)目管理辦公室（PMO）的支持

數(shù)據(jù)分析和自動(dòng)化初創(chuàng)公司現(xiàn)在正在幫助組織簡(jiǎn)化和優(yōu)化項(xiàng)目管理辦公室（PMO）的角色。最著名的例子是法國(guó)總統(tǒng)埃馬紐埃爾·馬克龍（Emmanuel Macron）使用最新技術(shù)來(lái)維護(hù)每一個(gè)法國(guó)公共部門(mén)項(xiàng)目的最新信息。這些新的智能工具將從根本上改變項(xiàng)目管理辦公室的運(yùn)作和執(zhí)行方式：

• 更好地監(jiān)測(cè)項(xiàng)目進(jìn)展
• 預(yù)測(cè)潛在問(wèn)題并自動(dòng)解決一些簡(jiǎn)單問(wèn)題的能力
• 自動(dòng)準(zhǔn)備和分發(fā)項(xiàng)目報(bào)告，并收集反饋
• 在為每個(gè)項(xiàng)目選擇最佳項(xiàng)目管理方法方面更加成熟
• 流程和策略的法規(guī)遵從性監(jiān)控
• 通過(guò)虛擬助理自動(dòng)執(zhí)行狀態(tài)更新、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和利益相關(guān)者分析等支持功能

3. 改進(jìn)、更快的項(xiàng)目定義、規(guī)劃和報(bào)告

項(xiàng)目管理自動(dòng)化中最發(fā)達(dá)的領(lǐng)域之一是風(fēng)險(xiǎn)管理。新的應(yīng)用程序使用大數(shù)據(jù)和ML來(lái)幫助領(lǐng)導(dǎo)者和項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)，否則這些風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)被忽視。這些工具已經(jīng)可以提出緩解措施，很快，它們將能夠自動(dòng)調(diào)整計(jì)劃，以避免某些類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)。

類(lèi)似的方法將很快促進(jìn)項(xiàng)目定義、規(guī)劃和報(bào)告。這些練習(xí)現(xiàn)在是耗時(shí)的、重復(fù)的，并且大多是手動(dòng)的。ML、自然語(yǔ)言處理和純文本輸出將導(dǎo)致：

• 通過(guò)自動(dòng)化耗時(shí)的用戶(hù)情景收集和分析，改進(jìn)了項(xiàng)目范圍界定。這些工具將揭示潛在的問(wèn)題，如歧義、重復(fù)、遺漏、不一致和復(fù)雜性。
• 促進(jìn)調(diào)度流程和起草詳細(xì)計(jì)劃和資源需求的工具
• 自動(dòng)化報(bào)告不僅可以減少人力，還可以用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)取代目前的報(bào)告（通常是幾周前的報(bào)告）。這些工具還將比目前更深入地挖掘，以清晰、客觀的方式顯示項(xiàng)目狀態(tài)、已實(shí)現(xiàn)的收益、潛在的下滑和團(tuán)隊(duì)情緒。

4. 虛擬項(xiàng)目助理

事實(shí)上，一夜之間，ChatGPT改變了世界對(duì)人工智能如何分析海量數(shù)據(jù)并在純文本中生成新穎而即時(shí)的見(jiàn)解的理解。在項(xiàng)目管理中，像這樣的工具將為“機(jī)器人”或“虛擬助理”提供動(dòng)力。甲骨文最近發(fā)布了一款新的項(xiàng)目管理數(shù)字助理，它可以提供即時(shí)狀態(tài)更新，并幫助用戶(hù)通過(guò)文本、語(yǔ)音或聊天更新時(shí)間和任務(wù)進(jìn)度。

數(shù)字助理從過(guò)去的時(shí)間條目、項(xiàng)目計(jì)劃數(shù)據(jù)和整體環(huán)境來(lái)定制交互并智能地捕獲關(guān)鍵項(xiàng)目信息。Pmotto是一個(gè)已經(jīng)投入使用的支持ML的虛擬項(xiàng)目助手。用戶(hù)可以要求Pmotto安排某位工人師傅老張下周粉刷墻壁，并將他的全部時(shí)間分配給這項(xiàng)任務(wù)。助手可能會(huì)回答："根據(jù)以前分配給老張的類(lèi)似任務(wù)，看來(lái)他需要兩個(gè)星期來(lái)做這項(xiàng)工作，而不是你要求的一個(gè)星期。我應(yīng)該調(diào)整它嗎？

5. 先進(jìn)的測(cè)試系統(tǒng)和軟件

測(cè)試是大多數(shù)項(xiàng)目中的另一項(xiàng)基本任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理需要盡早并經(jīng)常進(jìn)行測(cè)試。如今，很難找到一個(gè)大型項(xiàng)目沒(méi)有多個(gè)系統(tǒng)和軟件類(lèi)型，而這些系統(tǒng)和軟件類(lèi)型必須在項(xiàng)目投入使用之前進(jìn)行測(cè)試。很快，目前僅適用于某些大型項(xiàng)目的先進(jìn)測(cè)試系統(tǒng)將得到廣泛應(yīng)用。

伊麗莎白線(xiàn)是英國(guó)橫貫鐵路（Crossrail）項(xiàng)目的一部分，是一條復(fù)雜的鐵路，新車(chē)站、新基礎(chǔ)設(shè)施、新軌道、和新列車(chē)；因此，重要的是，項(xiàng)目的每個(gè)元素都經(jīng)過(guò)了嚴(yán)格的測(cè)試和調(diào)試過(guò)程，以確保安全性和可靠性。它需要前所未有的硬件和軟件組合，在最初的挑戰(zhàn)之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)了Crossrail集成設(shè)施。事實(shí)證明，這種完全自動(dòng)化的非現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試設(shè)施在提高系統(tǒng)的效率、成本效益和彈性方面具有不可估量的價(jià)值。系統(tǒng)工程師AlessandraScholl-Sternberg描述了它的一些特性：編寫(xiě)了一個(gè)擴(kuò)展的系統(tǒng)自動(dòng)化庫(kù)。這使得能夠?qū)崿F(xiàn)復(fù)雜的設(shè)置，準(zhǔn)確地執(zhí)行健康檢查，長(zhǎng)期進(jìn)行耐久性試驗(yàn)，并實(shí)施重復(fù)性試驗(yàn)。嚴(yán)格的審計(jì)可以在工廠24x7運(yùn)行，沒(méi)有操作員發(fā)生偏見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

用于軟件項(xiàng)目的高級(jí)和自動(dòng)化系統(tǒng)測(cè)試解決方案將很快允許早期檢測(cè)缺陷和自我糾正過(guò)程。這將顯著減少花費(fèi)在繁瑣的測(cè)試活動(dòng)上的時(shí)間，減少返工的次數(shù)，并最終交付易于使用且無(wú)缺陷的解決方案。

6. 項(xiàng)目經(jīng)理的新角色

對(duì)于許多項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，自動(dòng)化當(dāng)前任務(wù)的重要部分可能會(huì)讓他們感到害怕，但成功的項(xiàng)目經(jīng)理將學(xué)會(huì)使用這些工具。項(xiàng)目經(jīng)理不會(huì)離開(kāi)，但他們需要接受這些變化并利用新技術(shù)。我們目前認(rèn)為跨職能項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一群個(gè)體，但我們可能很快就會(huì)認(rèn)為他們是一群人類(lèi)和機(jī)器人。

隨著從行政工作的轉(zhuǎn)變，未來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理將需要培養(yǎng)強(qiáng)大的軟技能、領(lǐng)導(dǎo)能力戰(zhàn)略思維和商業(yè)頭腦。他們必須專(zhuān)注于預(yù)期效益的實(shí)現(xiàn)及其與戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性。他們還需要很好地理解這些技術(shù)。一些組織已經(jīng)將人工智能納入其項(xiàng)目管理教育和認(rèn)證計(jì)劃，美國(guó)東北大學(xué)正在將人工智能納入其課程，教授項(xiàng)目經(jīng)理如何使用人工智能來(lái)自動(dòng)化和改進(jìn)數(shù)據(jù)集，并優(yōu)化項(xiàng)目的投資價(jià)值。

數(shù)據(jù)和人讓未來(lái)成為現(xiàn)實(shí)

當(dāng)這些工具為組織做好準(zhǔn)備時(shí)，您將如何確保您的組織為它們做好準(zhǔn)備？任何人工智能的采用過(guò)程都始于，但你也必須讓你的人做好準(zhǔn)備。

訓(xùn)練人工智能算法來(lái)管理項(xiàng)目將需要大量與項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)據(jù)。您的組織可能會(huì)保留大量的歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)，但它們很可能以各種文件格式存儲(chǔ)在分散在不同系統(tǒng)中的數(shù)千個(gè)文檔中。信息可能是過(guò)時(shí)的，可能使用不同的分類(lèi)法，或者包含離群值和間隙?；ㄙM(fèi)在準(zhǔn)備使用ML算法上的大約80%的時(shí)間集中在數(shù)據(jù)收集和清理上，它獲取原始和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換為可以訓(xùn)練機(jī)器學(xué)習(xí)模型的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

如果沒(méi)有可用且妥善管理的數(shù)據(jù)，人工智能轉(zhuǎn)型永遠(yuǎn)不會(huì)在你的組織中發(fā)生——但如果你不同時(shí)讓自己和你的團(tuán)隊(duì)為變革做好準(zhǔn)備，人工智能轉(zhuǎn)型就不會(huì)蓬勃發(fā)展。

新一代工具不僅會(huì)改變我們管理項(xiàng)目的技術(shù)，還會(huì)徹底改變我們?cè)陧?xiàng)目中的工作。項(xiàng)目經(jīng)理必須準(zhǔn)備好指導(dǎo)和培訓(xùn)他們的團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。他們應(yīng)該增加對(duì)人際互動(dòng)的關(guān)注，同時(shí)盡早發(fā)現(xiàn)員工的技術(shù)技能缺陷，并努力解決這些問(wèn)題。除了關(guān)注項(xiàng)目可交付成果外，他們還應(yīng)該關(guān)注創(chuàng)建高績(jī)效團(tuán)隊(duì)，其中成員獲得所需的許可。他們表現(xiàn)得最好。

如果您正在認(rèn)真考慮將人工智能應(yīng)用到您的項(xiàng)目和項(xiàng)目管理實(shí)踐中，以下問(wèn)題將幫助您評(píng)估您的決定。

• 您是否準(zhǔn)備好花時(shí)間對(duì)所有項(xiàng)目（包括最新的狀態(tài)更新）進(jìn)行準(zhǔn)確的清點(diǎn)？
• 您是否可以在幾個(gè)月內(nèi)投入一些資源來(lái)收集、清理和組織您的項(xiàng)目數(shù)據(jù)？
• 您是否已下定決心放棄舊的項(xiàng)目管理習(xí)慣，例如每月的進(jìn)度報(bào)告？
• 您是否準(zhǔn)備投資對(duì)您的項(xiàng)目管理社區(qū)進(jìn)行這種新技術(shù)的培訓(xùn)？
• 他們是否愿意走出傳統(tǒng)的舒適區(qū)，并從根本上改變他們管理項(xiàng)目的方式？
• 您的組織是否已準(zhǔn)備好接受和采用新技術(shù)，并在風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越高的情況下交出決策權(quán)？
• 您準(zhǔn)備好讓這項(xiàng)技術(shù)在學(xué)習(xí)如何更好地為您的組織執(zhí)行時(shí)犯錯(cuò)誤了嗎？
• 此項(xiàng)目的執(zhí)行發(fā)起人在您的組織中是否有能力和信譽(yù)來(lái)領(lǐng)導(dǎo)此轉(zhuǎn)型？
• 高層領(lǐng)導(dǎo)是否愿意等待幾個(gè)月，甚至一年，才開(kāi)始看到自動(dòng)化的好處？

如果所有這些問(wèn)題的答案都是肯定的，那么你已經(jīng)準(zhǔn)備好開(kāi)始這一開(kāi)創(chuàng)性的轉(zhuǎn)型。如果你有一個(gè)或多個(gè)“否”的答案，那么你需要在繼續(xù)之前把它們變成“是”。

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正如我們所看到的，人工智能在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用將帶來(lái)顯著的好處，不僅是在行政和低價(jià)值任務(wù)的自動(dòng)化方面，更重要的是，將人工智能和其他顛覆性技術(shù)納入你的工具箱，將幫助你的組織、領(lǐng)導(dǎo)者和項(xiàng)目經(jīng)理更成功地選擇、定義和實(shí)施項(xiàng)目。

我們故事中的CEO曾經(jīng)處在你今天所處的位置。我們鼓勵(lì)您現(xiàn)在就朝著項(xiàng)目管理未來(lái)的積極愿景邁出第一步。